如何把一天利用到极致？
终结者叶青
在这个休息和运动都讲究效率的时代，高效处理事情的能力变得越来越重要。在工作和生活中，事情永远做不完，时间永远不够。我该怎么办？
时间管理专家、商务顾问刘润，将他的私人工具箱一次性支付给你，给你从工作到生活的时间管理全面建议。
高效管理时间，越早开始越好。首先，发挥基本技能——电子邮件、日历、联系人
首先，邮件。
记住两件事:
1.作为商务人士，千万不要使用免费的电子邮件地址。
在名片上留QQ邮箱是非常不专业的。
你要申请专门的公司邮件后缀，表明你的生意是认真的，你的生意是正规的。
2.保留所有历史邮件。
美国萨班斯-奥克斯利法案要求在美国上市的公司保留电子邮件至少五年。我用它来要求自己保留过去20年的邮件。
通过搜索，可以随时、即时检索历史邮件，提高沟通效率。
第二，日历。
邮件存在于“邮件服务器”中，日历和联系人也存在于服务器中。每件事都应该写进日历里。
同事邀请你参加会议？让他用邮件发一个“会议邀请”，点击“接受”，日历里就会多出一个日程。
你订了机票收到短信或邮件确认了吗？转航班，酒店，信用卡还款信息等。并把它们放进日历里。
我的时间粒度是30分钟，我会把所有占用时间的事情都放到我的日历里。
当同事问我:周三下午有半个小时开会吗？
我会马上打开邮件客户端查看日历，然后回答:2点到3点，给我发会议邀请。
收到邀请后，我会用红色标记时间表。红色表示重要而紧急的事情，蓝色表示重要但不紧急的事情。
周三快下午2点了，提前15分钟，手机提醒15分钟后三楼会议室有会。
提醒很重要。
会议预约提前设置提醒为15分钟；
关于晚餐，提前设置为1小时；
订了航班，提前2小时定好；
朋友生日定在早上10。
微软Office 365也可以请助手帮忙安排行程。
早上手机响了，跳出一个行程:1 .5小时后司机来酒店接我去客户办公室。
在那之前，我需要吃早餐和退房。发票抬头、税号、司机电话号码、客户联系人姓名以及结账时所需的职位都在此议程中。
这是进度管理，这是效率。
第三，联系人。
从1998开始，我坚持把我所有的联系方式都存储在云端，我的联系人现在有5761人。
坦白说，我记不住所有人，但是联系工具可以。
一个很久没联系的人打电话给我。我拿起手机说，好久不见。
他很惊讶:这么久没联系你了。你还记得我吗？
使用接触工具时，请注意以下几点:
首先，当你输入电话号码时，你必须加上国家和区号。
比如上海的固定电话:61888888。
把电话号码这样印在名片上的人，没有国际视野。我们要把电话号码存成手机里的“+86 (21) 6188888”。
因为如果你在美国，拨61888888是打不到上海的。
第二，认识新朋友后，可以和他合影，然后把他的头像存到联系人里。这样，当他打电话时，他的照片就会出现在手机屏幕上。
三、朋友生日、各种纪念日、孩子生日、兴趣爱好等重要信息。可以存储在通讯录中，还可以设置提醒。
将最基本的“邮件、日历、通讯录”运用到极致，会有神奇的效率。
第二，避免与懒惰的协作软件握手
借助与Teambition相同流水线的协作软件，可以让每个人的个体进度服从整体进度，高效向前。
这是我正在使用的一个协作软件团队。以它为例介绍协作软件的价值。
一、自动PDCA循环(全面质量管理的思想基础和方法基础，即计划、做、查、行动)。
一个团队领导突然有了一个想法，想安排员工去实施。他可以用微信说一句话或写两句话。然而，这样做有两个风险:
1.团队领导会忘记；
2.员工会忘记。他们很可能连“主动”记都不会记。
在Teambition中，创建一个“任务”，并设置3W(谁在什么时候做什么)，即执行人、任务内容和截止日期。
收到“新任务提醒”后，员工可以将任务从“待定”通道拖到“进行中”通道。
“泳道”是协作软件中的行话，意思是一步一个脚印，就像游泳池中的单个泳道。
所有任务最后只能完成，或者取消，不能忘记。
第二，强制智能原则。
在Teambition或类似的协作软件中，可以设置每个任务的截止日期，这就强制设置了T:基于SMART原则的时间(S =具体，M =可衡量，A =可实现，R =相关，T =有时限)。
还可以在任务模板中定义四个SMAR字段，要求每个任务都必须符合SMART原则，否则无法创建。
第三，可视化Scrum(迭代增量软件开发过程，通常用于敏捷软件开发)方法。
协作软件可以用软件代替白板。用软件代替白板最大的好处就是把Scrum的sprint看板从一个人调整笔记的“主动工具”变成了软件提醒的“被动工具”。可视化程度和工作效率都会大大提高。
当然，除了Teambition之外，还有很多其他不错的协作软件，比如Trello(团队协作软件)、Worktile(团队协作工具)、Tower(团队协作工具)，这些软件都各有特色。团队可以根据自身情况选择使用。
第三，高效休息和锻炼
工作重要，生活重要，休息锻炼也很重要。
初级商务人士拼体能，中级商务人士拼技能，顶级商务人士回归拼体能。
真正需要平衡的不是工作和生活，而是工作和生活及其对立面——休息。
下面是我在繁忙的工作和生活中，经常用来帮助自己有效休息的一些工具。
第一，白噪音软件。
我常用的白噪音软件叫Relaxio，充足的睡眠是最好的良药。以前每天睡10~12小时。即使是现在，我每天也能保证7-8小时的睡眠。
二、眼罩+降噪耳机。
我每年都去很多地方旅行。在飞机、高铁、汽车上睡觉是咨询师的必备技能。
旅途中，营造一个黑暗的环境是入睡的关键。为了在交通工具上快速入睡，拥有高质量的睡眠，我会随身携带眼罩，营造夜晚的氛围。
这个眼罩很特别。一边写着“叫我吃饭”，另一边写着“别叫我吃饭”。至于哪边朝外，看情况。
第三，跳绳。
更好的休息方式是运动。
健身有四个目的:减肥、增加身体柔韧性、增加肌肉、训练心肺功能。这四个目的中，和健康最相关的，其实是训练心肺功能。
跑步和游泳是训练心肺功能的好方法。但是对我来说，跑步和游泳的效率太低了。
我做了很多研究，咨询了很多专家，最终从训练心肺功能的角度选择了一种更高效的运动方式:跳绳。
跳绳5分钟相当于慢跑半小时。
如果姿势正确，跳绳对膝盖的伤害只有跑步的七分之一。
第四，白板
看似不起眼的白板，其实是一个神奇的工具，可以把我们从“结构化思维、有界思维、无误思维”中解放出来，帮助我们随时随地、无止境地思考。
白板本身没有价值。赋予它思考的意义，它将随时随地拥有无限的价值。
动词 （verb的缩写）移动办公工具
从2006年开始，我一年要飞100多次，我甚至一年有近200天不在家。
所以，在碎片化的时间里，使用工具移动办公室对我来说就显得尤为重要。分享一些常用的移动办公工具。
首先是带手写笔的平板电脑。
二、大屏手机+蓝牙键盘+手机支架。
把手机立在桌子上，可以方便有效的代替电脑。
我的手机支架，不用的时候就像信用卡一样，可以放在钱包里。坐下后，从钱包里拿出手机支架，从口袋里拿出蓝牙键盘，瞬间营造办公环境。
这种移动办公系统可以大大提高工作效率，充分利用碎片时间。
三、蓝牙耳机手环+电话会议音响+主动降噪耳机。
营造更健康、轻松、有效的音频环境。
六、电子阅读器
越是碎片化，越是要系统化的去研究。
结合使用多种电子阅读器，高效获取知识。
如果读书的目的是“高效获取知识”，那么享受纸质书是个人爱好，掌握电子书是效率工具。
推荐三款电子阅读器:get、多看和Kindle。这三种阅读器各有特点，相辅相成，可以结合使用。
“每天听一本书”的效率非常高，在骑车、走路、等飞机的时候，花20到30分钟读完一本书，为我一年读200到300本书奠定了基础，大大拓展了我的知识边界。
如果我听到一本值得精读的书，我会在多看的基础上买该书的电子版，认真阅读。
阅读的三大功能对我来说尤为重要:语音阅读整本书，自动同步笔记，分享给朋友。
笔记自动同步功能可以自动同步我标注的每一句话，我写给印象笔记的每一段感悟。
有些书没有或者看多了，我会去亚马逊买。
结合这三款电子阅读器，我每年至少阅读100本书。
七、知识管理软件
借助工具，我们可以从电子邮件、微信、微博、网络新闻等地方收集有价值的知识，储存在我们的印象笔记中。只有收集完整后，我们才能改进处理和完成审查。
但是怎么才能把“一切”都放进收藏篮呢？这里有一些实用的工具。
第一，手机扫描仪。
我经常用微软的手机扫描软件Office Lens。打开Office Lens，对准文档，手机会自动识别文件边界。点击“拍照”，文件会自动爬出来。
还有一个叫“扫描全能王”的APP，也可以实现同样的功能。
在办公室，在家里，在机场候机室，我会把我的想法记录在白板上。
我如何将这些白板笔记放入收集篮？
你可以打开扫描万能王，对准白板，它会自动识别白板边界。点击“拍照”，你会看到一个角度被拉直、拉平、增强和锐化的白板。
值得一提的是，Evernote支持图片中的文字搜索。
比如在Evernote中搜索“创新”这个词，Evernote是一个刚刚从扫描全能王同步过来的白板。
它将被显示。而且，我在图中潦草的“创新”二字会被突出。
第二，名片识别软件。
Evernote的高级用户可以直接把Evernote当成名片识别软件，把名片扫描进手机，同时存储在Evernote和手机通讯录中。
更神奇的是，如果这张名片的主人有LinkedIn账号，它会自动从LinkedIn账号获取此人的最新信息，甚至扫描旧名片获取新信息。
第三，其他各种收藏家。
电子邮件-每个Evernote帐户都有一个相应的电子邮件地址。当你收到一封邮件，把它转发到相应的邮箱，邮件就会被放入收集篮。
如果您发现电子邮件地址很难记住，您可以创建一个名为“我的印象笔记”的联系人，并在转发电子邮件时复制这个名称。
微信篇——在微信中，搜索并关注“我的Evernote”微信官方账号，按照提示将微信账号与Evernote账号关联。以后看到值得收藏的文章，可以一键放到你的evernote里。
微博的文章——你也可以把微博的账号和Evernote联系起来。当你看到任何一条你想收藏的微博，在这条微博下留言“@我的Evernote”，这条微博会自动同步到Evernote中。
网页新闻——你可以在浏览器里安装一个“Evernote剪贴隐藏”的插件。当你浏览网页的时候，你可以用一个小图标把这个网页的内容剪切隐藏到Evernote里。
这些信息收集工具的目的是让收集筐的开口足够大，让Evernote(或者其他类似的软件)成为管理所有知识的唯一中心。只有收集完整后，我们才能改进处理和完成审查。
八、随时随地穿越。
任何设备都可以访问任何文件云服务
随时随地访问文档、照片和所有其他材料将大大提高业务、管理和个人的效率。
可以用百度网盘同步文件，用小米云服务同步照片，用QQ同步助手同步短信和联系人。
九、善用搜索工具
搜索能力是互联网时代的必修技能。生活中80%的问题早就有了答案，只要
只是搜索，剩下的20%需要研究。互联网时代，搜索技能更重要。
怎样才能从“伸出的手党”进化成“搜索专家”，得到80%的已知答案？
第一，掌握搜索技巧。
最简单的搜索技术是“-”(减号)。
比如你搜索“克林顿”，但是有几页是关于“莱温斯基”的，那么你搜索“克林顿-莱温斯基”，就能找到那些没有莱温斯基的页面。
比如搜索减肥的相关内容，每个人都有不同的配方，有的叫瘦身，有的叫瘦身。我们做什么呢搜索“减肥，减肥”，包含这三个词之一的文章就会被找出来。
但这太过分了，不是吗？文中提到这些词的文章并不是你想看的，只有标题中提到的，比如《25种减肥方法》，才是你真正想看的。我们做什么呢
搜索“瘦身瘦身瘦身intitle”。“intitle”表示关键字出现在标题中。这样可以过滤掉关键词没有出现在标题里的文章。
另一个例子是搜索关于BIGBANG的学术文献。输入“BIGBANG”各种小道消息和新闻就会充斥屏幕。我们做什么呢
很多学术文章的格式都是PDF(可移植文件格式)，可以搜索“BIGBANG”
文件类型:PDF”。这样只会出现包含“BIGBANG”的PDF文件。
第二，善用关键词。
仅仅掌握搜索工具的技巧是不够的。真正的“自己拿”的核心是选择合适的关键词进行搜索。巧妙选择和修改关键词，不断接近答案。
十、君子性不异，善与伪也——
我的一天
用工具提高效率，要感受到力求效率的心态和“君子不异，善伪也在物”的状态。下面说说我一天是怎么用这些工具提高效率的。
早上7点，闹钟响了，新的一天开始了。
我看了一眼手机里的日历——7点半有车来接我，坐9点半的航班去北京。
还有30分钟准备出门，太大方了。我对着智能音响说:“播放‘获取知识新闻’。”然后，伴随着新闻，洗漱，跳绳，吃早餐，准备出门。
上车后，我用语音输入法回复了刘润5分钟商学院的信息。然后回复微信、朋友圈、微博、邮箱。
还有时间，打开印象笔记，整理收藏篮，把几十个灵感、文字、声音等素材放进“下一个动作”。收集筐全部清空，大概用了1个小时，车到虹桥机场。
下了车，所有的工作都安排好了，我也放松了。
作为东航白金卡用户，我只花了10分钟就到了贵宾厅。
在我作为VIP购买的昂贵的30分钟里，我打算整理一个新的观点。我拿出平板电脑，用手写笔在上面画了一个模型。
广播响起，我的航班准时登机。我把模型放在印象本里，走向登机口。
上了飞机，戴上主动降噪耳机，飞机的轰鸣声消失了。
打开Kindle阅读器，用“快速阅读法”读完最近想看的四本书。这些书很有见地，但核心观点其实可以用一篇文章说清楚。
看完这本书，我有点困了。我戴上眼罩，把“吃饭的时候不要叫我”那一面翻出来，开始睡觉。
我被飞机着陆的震动惊醒。我看了一眼手腕上的智能手环。今天，我睡了8.5个小时。符合标准！打开手机，弹出日程提醒，告诉我取车司机的姓名、电话、车牌号。
我上了车，接到了一个电话。那是一个我多年未见的老朋友。
我从智能手环上取下蓝牙耳机，戴在耳朵上说，张经理，好久不见。
他说:听说你来北京了？你今晚想聚一聚吗？
我说，等一下，让我看看时间表。
我用手机查了一下我的日程，说，我的助理很会把我的时间安排得很满。我最后一次见面是21: 30结束的。21: 30，我们在酒店聊一会好吗？
他说，好，一言为定。
挂了电话，微信绑定的Teambition协作软件提醒我，同事又给我安排了三个任务。
我打开任务板，看了看新任务，然后在日程里锁定了几个完成任务的特殊时间。
下了车，所有的工作都重新安排了一遍，我也放松了。
到达会场，组织者为我准备了快餐。我吃得很快，进了主会场。
今天，我将和几位贵宾一起发表演讲。
坐下后，我拿出手机支架和折叠好的蓝牙键盘，连接手机，认真做笔记，存进去。
印象笔记里。受到几位嘉宾的启发，我突然有了几个灵感，迫不及待地记录下来，放入收藏篮。
演讲结束后，请我做顾问的客户带我去参加晚宴。
1小时在路上与客户讨论项目进度。聊天，我问:你看了最新的新零售分析报告吗？里面的数据和见解非常有价值。
他说没有，我拿出手机，打开百度网盘，把分析报告分享到客户的微信上。所有资料都在手边，可以随时随地分享，大大提高了我们的沟通效率。
在晚宴上，我见到了许多新老朋友。一个男人和我聊天，但我很抱歉，我不记得他的名字。我说，我们一起照张相吧。
拍完照片，手机马上显示他的名字，列出了我们之前所有的照片。
吃完饭，因为20: 30有个电话会议，我赶紧回房间。
拿出蓝牙音响，连接手机，放松躺在沙发上，开始对着房间说话，彼此声音清晰，就像房间里的彼此一样。
没轮到我发言的时候，我拿出我的跳绳玩了几分钟。
21: 15，手机提醒我15分钟后要去见老朋友。
电话会议结束后，我去了高管休息室，点了一杯可乐，等着朋友们来。他如期而至，我们回忆起在微软的峥嵘岁月，时而落泪，时而开怀大笑。
22: 30，我已经躺在酒店的床上了。一切都被清空了，放松了。
为了保证睡眠，我把免打扰模式设置为11到早上7点。不在白名单上的手机不会闪烁、响铃或振动。
23: 00，我的手机自动进入“请勿打扰”状态，整个世界安静下来。我用蓝牙音响播放了15分钟雨打在窗户上的白噪音，甜甜的睡去了。
充实但不焦虑的一天结束了。我不忙，只是时间不够。
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