浅谈基层档案的安全保管_法人可以保管档案的钥匙吗？
安全管理；档案管理员；档案工作；档案安全
档案的安全保管是档案管理中最重要的日常工作之一，对保护档案、延长档案自然寿命、保障档案安全具有重要意义。近年来，通过档案管理目标的评估和等级的确定，基层档案馆在档案的收集、整理、编目和利用方面有了很大的提高。但是，在档案的安全保管方面，仍然存在一些不容忽视的问题。现在我来说一些常见的问题。
一、充分认识档案安全保管的重要性。
档案工作自古以来就一直强调档案的安全保管。从周代的天府、宋代的嘉阁图书馆到明代的黄石阁，都追求仓库建筑的坚固耐用、防水防潮。在长期的历史积累中，形成了一系列先进实用的纸质档案保护技术，如档案用纸要求、虫害防治技术、装裱修复技术、干燥防潮方法、分仓保护制度、库房建造技术等。这些档案保护的理念和技术都体现了古代档案工作者对档案安全的重视。
新中国成立后，特别是改革开放以来，国家高度重视档案的安全保管工作，在档案法和地方性法规中都有明确规定。档案法以“有效保护和利用档案为立法目标”(第一条)；明确规定“一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务”(第三条)；以及“维护档案的完整和安全是档案工作的原则要求”(第5条)；《档案法》25条中，涉及档案保护和安全的条款多达13条。十年来，国家档案局发布了近20个专门针对档案安全的通知和法令，内容涉及汛期档案安全、灾后档案保护、档案防火、档案数据安全管理、重点档案抢救等。2010国家档案局在2008年“两制”建设主导思想的基础上，进一步提出了“档案安全保障体系建设确保档案安全保密”的新任务，档案安全保障体系建设由此上升为档案事业社会稳定、经济安全和可持续发展的国家战略。在档案事业的发展中，建立一个完善、坚实、高效的档案安全保障体系无疑是当务之急。
基层档案馆是档案集中保管的最基层组织和重要基地，是国家档案事业的基础。虽然档案不是档案的最终归宿，但档案在移交档案馆前，应在各单位档案馆保存10-20年。如果在此期间档案保管不善，将直接影响档案的保存寿命，加重档案的防控任务。因此，做好档案的安全保管工作，对于维护档案的完整和安全，延长档案的使用寿命具有重要意义。
二、正视档案安全的现状及原因。
从近几年的档案安全事故来看，很多档案馆还是存在这样或那样的大大小小的安全漏洞。比如有的门窗不防盗，灭火器长期失效，库房漏水，档案库房拥挤，设备不足，无法统一保管档案；有的文件感染蠕虫、发霉损坏，没有及时修复，对文件安全构成威胁；有的原始文件在使用过程中被用户窃取，有的文件丢失或放错地方，导致文件下落不明；有的档案被管理人员长期借出，放在自己的办公室，脱离了管理和监督；有些档案虽然有各种副本，但还是作为原件提供，加重了档案的损坏。
分析以上问题，我认为主要原因有:
1.保管意识不强。导致许多基层单位普遍存在档案工作不能与其他工作规划同步发展，影响了安全保管工作的开展；一些单位的档案工作者对做好档案安全保管工作的重要性认识不足，存在偏见。认为档案室的工作应该只能做到及时收集、整理档案，并在利用时及时发现。认为档案在档案馆保存时间短，不会损坏，不需要专门负责档案的安全保管。
2.领导重视和支持不够。导致安全保管工作中必要的资金、设备、仓库等都没有得到解决，档案人员力不从心；有些单位的档案没有配备档案员，或者辅助人员少，而且不固定，变动频繁。接手的档案人员对档案的安全保管不了解，有的刚熟悉档案的安全保管就被调走，给档案的安全保管造成了很大的困难。
3.管理制度不到位。在档案工作目标考核中，各单位都建立了一套档案管理制度，包括档案安全管理制度。但在档案工作实践中，很多单位并没有严格执行。比如很少有人能每天观察、记录、控制或调节温湿度，有的只在高温高湿季节采取措施，有的在目标评估前突然记录，有的干脆不做。在调节档案库房温湿度时，有的人用空调降温或除湿，而不是发现问题随时开机，温湿度适应后立即停机，而是盲目地隔几天才开机一次，一开机就是几个小时，使得库房内温湿度变化剧烈，不利于档案寿命的延长；还有的在进行自然通风时不认真分析仓库内外的温湿度，而是根据四大原则来判断是否可以进行通风，而仅仅凭管理者的感觉；有的单位没有按时投放农药和除霉药物；有的单位档案库房里还有其他物品，就成了杂物间。仓库环境差，很久没打扫了。灰尘多，库房不干净，直接影响档案的安全。
第三，完善档案安全保管的措施
要解决存在的问题，做好档案的安全保管工作，必须做好以下三件事。
1.加强档案库房的安全保管。档案保密要求应贯穿于档案保管工作中。首先是获得单位领导的重视和支持。做好档案保管工作，离不开人、财、物的投入。档案馆不能像综合档案馆那样得到国家和地方财政的支持，档案安全保管的经费全部来自单位内部的预算支出。因此，档案安全保管的前提和关键是得到单位领导的重视和支持。只有领导对档案工作的认识提高了，认识到档案安全保管的重要性和紧迫性，档案安全保管所需的人、财、物自然有了保证。其次，加强档案库房的环境控制，创造良好的保存环境，延长档案的自然寿命。要按照国家制定的各项保护技术标准和档案安全保管的具体要求，始终保证库房温湿度符合国家标准，保证库房清洁无尘，使用符合要求的光源，将专用库房的电磁辐射控制在安全标准以下。
2.确保文件利用的安全性。《政府信息公开条例》的颁布实施，激发了公众查阅档案信息的意识和热情。然而，档案信息不同于一般信息，其中相当一部分包含政治、经济、科技、军事等方面的敏感内容。，可能涉及国家机密。这些档案信息一旦泄露或被非法窃取，将威胁国家安全，后果不堪设想。所以必须严格识别，分类管控，在法律和政策的框架下限制和开放。未经审批或经审批不符合要求的档案，特别是有损国家安全和利益、民族团结和公民权益的档案，不予公开。暂时不确定是否适合公开的文件应暂停。按照“科学管理、规范程序、严格审批”的原则，规范档案查阅程序，严格档案查阅管理。按照有关规定，应当对查阅场所进行全程监控，及时发现和制止擅自复制、翻印、损毁甚至盗窃档案的行为。归还档案时，检查人员要认真逐一清点，确保档案完好无损。
3.加强监督管理。有必要改进档案的定期清点和检查。档案员变更时，应办理交接手续，并核对存放在室内的档案进行交接。档案室应定期组织人员对档案保管状况进行全面检查，并做好记录。发现问题，如档案霉变虫蛀、未履行档案移交归还手续、未归还档案长期使用等，要及时向领导汇报，采取积极有效措施保护档案安全。要把档案安全保管作为一项重要工作来检查、督促和指导。档案行政管理部门在对基层档案馆的评估验收和平时的检查指导中，不仅要认真听取汇报，还要深入档案库房逐一检查核实，发现问题及时提出解决办法或建议。要定期对持证档案人员进行培训，严格执行持证档案人员制度；不定期举办一些先进的、研究型的、前沿的档案安全保管继续教育培训班和研讨会，不断更新档案工作者的知识，提高档案安全保管的专业能力。
总之，基层档案的安全保管是一项细致而艰巨的任务。档案工作者应增强责任感，因地制宜，采取一切可行的有效措施，确保档案的安全保管。正如国家档案局局长杨东泉在全国档案安全保障体系建设工作会议上的讲话中指出，“档案安全始终是档案工作的生命线和底线，是档案部门的基本任务和重中之重。确保档案安全是党和人民对档案工作者的基本要求，是档案工作者的基本职责和重大责任。对于档案部门和档案工作者来说，安全永远是第一位的，安全重于泰山，安全高于一切。确保文件安全是一个人的职责、义务和能力。不抓档案安全是失职，是渎职，是不称职。不抓档案安全就是不称职，要负全责，被辞退。”