如何组织文件
档案整理是指对档案进行分类、组合、整理、编号、编目、建立全宗等过程。，它们处于无序状态，需要进一步组织起来，形成有序的体系。以下是我收集的如何整理文件，欢迎阅读。
档案整理的基本要求是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；易于保存和使用。
归档整理的文件材料范围为:本机构工作活动中形成的具有检索和保存价值的所有文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、书籍、照片、录音、录像、计算机磁盘、实物和本机构出版的出版物等。，搬运后必须分类保存。
整理档案有两种方式:一种是以档案为单位进行整理。二是按“件”组织。以“案卷”为单位就是立卷，即在形成和加工过程中把文件材料按关系组合成案卷。所谓案卷，就是一组紧密相关的文件的组合。归档是一个分类、组合、编目的过程。分类是指根据归档单位的文件分类方案对文件材料进行实体分类；将需要分类的文件材料进行组合，并以一定的形式组合起来；编目就是对组合在一起的文献资料进行系统的整理和编目。由“文件”组织的文件的基本存储单元是文件。有两种文件卷:软卷和硬卷。硬卷的型号有1.2、1.5、2.0cm三种规格，软卷装订的文件必须按文件顺序装入文件盒，文件材料按文件排列应符合《文件档案学文件格式》(GB/T9105-88)的规定。以“件”为单位是按照文件材料形成和加工的基本单位来组织的。一般来说，一份文件，一幅图画或照片，一盘录音带或录像带，一个手表簿或证书，一面旗帜和一个奖杯都是一个。文件材料的原稿和定稿应视为一份，正文和文件处理单应视为一份(处理单包括:收文处理单、提案处理单、待发文件的头文件和领导批示的签批条等。)，转发件和被转发件视为一件，正文和附件视为一件，正本和副本视为一件，报告、名册、图集、出版物各卷视为一件，函件和复函等有关文件可视为一件。由“文件”组织的文件的基本存储单元是文件。以“件”为单位组织的文件最终应放入文件盒。
县级以上党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需要归档的文件、档案按“件”进行分类整理，企事业单位中与党群工作、行政管理、业务管理、生产技术管理有关的归档文件材料按“件”进行分类整理。整理的依据是国家档案局2006年6月发布的8号令和2000年2月发布的《归档文件》。
各单位的专业业务档案应根据上级业务部门或县档案局的有关要求按“卷”进行整理。大部分短期保管(现10年)的文件、档案，乡镇财政所、中心学校等二级机构的文件、业务档案按“卷”整理。
声像、电子、实物档案应按“件”进行整理，电子档案整理要求按照国家档案局颁发的《电子文件归档管理暂行办法》和《电子文件归档管理规范》(GB/T 18894-2002)执行。照片档案的整理应按照国家档案局2002年发布的《照片档案管理标准》(GB/T 11821-2002)执行。
科技档案应按卷整理，整理要求应符合国家质量技术监督局颁布的《科技档案组成的一般要求》(GB/T 11822-2000)。其中，科研档案也可按国家档案局颁发的《科学技术研究项目档案管理标准》DA/T2-92执行。基本建设项目档案按照国家档案局、国家计委1988发布的《基本建设项目档案管理暂行规定》执行。
会计档案按“盒(卷)”进行整理，整理依据是财政部、国家档案局颁发的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)。
按“档案”整理档案的步骤是:档案分类、确定保管期限、装订、整理、编号、归档盖章、编制归档文件目录、打包、填写参考表、填写档案盒封面、编制归档文件整理说明、编制归档文件目录、归档排架。
按“卷”整理文件的步骤是:文件分类、确定保管期限、排列、编页码、编制卷内文件目录、案卷装订、填写准备表格、填写案卷封面、编制归档说明、编制案卷目录、编制全引证目录、案卷排架。
1.档案分类原则:以各单位所有档案为对象，根据其基本功能，结合档案的内容、形成特点和载体形式，保持档案之间的有机联系，实现档案分类、整理、保管、检索、编目的标准化和规范化，便于档案的科学管理和开发利用。
二、档案的分类和设置类别的方式
(一)类别的设置原则上各单位应设置八大类，即文件档案、业务档案、科技档案(包括科研、基建、设备仪器等。)、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案、图书。
(二)各类档案的分类
1.有四种方法对文档和文件进行分类。
(1)保存期-年度分类，即归档文件先按保存期分类，每个保存期按年度分类。我县大部分单位都是采用这种方式，操作起来比较方便，尤其是小单位，大单位虽然不需要复印件，但是为了方便查找，还是要遵循传统的归档方式和归档无奈原则。将本单位所有部门和与相关个人有联系的部门合并；将同一工作、同一问题、同一案件、同一会议、同一项目、同一地区、同一事物等相关的文件材料组合在一起。；将同一时间、同一地域、同一语种、同一载体、同一规格的在形式上相关联的文件材料组合在一起；对于纯上级档案或下级档案，在实际操作中，如果上级档案和下级档案不多，则合并到本级进行归档；如果上级档和下级档很多，就从这一级分开，上级排第一，本级排中间，下级排最后。该分类的箱号编制方法是从“1”编制同一存放期下的大序号，零件号编制方法是从“1”编制同一存放期同一年份的序号。本分类文件箱背面排列如图所示:
(2)保存期-年份-问题分类法，即将应归档的文件材料按保存期分类，每个保存期按年份分类。然后在下一年按问题分类(如综合、政工、业务)。这种分类适用于大量档案按“卷”分类，部分档案按“件”分类的单位，以及有上级业务部门规定文件的单位(如县农业发展银行)。以“卷”为整理单位，在按问题整理档案之前，要按级别进行分类，上下级的档案不能出现在同一个卷内，除非是同一级别的档案。。以“件”为整理单位，上下文档必须划分各种问题类别。该分类的箱号编制方法是从“1”编制同一存放期下的大序号，零件号编制方法是从“1”编制同一存放期同一年份的序号。
(3)问题-年份-保存期分类，即归档文件先按问题分类，每个问题下按年份分类，再按年份下的保存期分类。这种分类只适用于按十类分类的企业(如自来水公司)。这种分类的箱号编制方法是从同一问题中的“1”编制一个大序号，零件号编制方法是从同一年、同一存放期下的“1”编制一个序号。
(4)储存期的年份分类。也就是说，归档文件按年份分类，每一年按保管期限分类。这种分类只有中国银行和中国工商银行采用，而且都是按照上级业务主管部门的规定。该分类的箱号编制方法是当年从“1”编制一个序号，零件号编制方法是同一存放期从“1”编制一个序号。
2.业务档案分类-保存期限-年份。
3、科技档案类别-保管期限-年度分类。
4.会计档案有两种分类方式。
(1)采用的类别-储存期-年度分类。即把报表、账簿、凭证和其他分开，然后按年度时间排列，每个日历年度编一个档案序号。这种方法适用于会计档案数量较少的单位。
(2)年度-类别-保存期分类法先把会计年度分开，再按形式(先报表、后账簿、后凭证)分成若干类别，然后在每一类别内按保存期顺序排列，每年编一个档案序号。这种方法适用于会计档案数量较多的单位。
5.声像档案一般采用载体形式-年限-保管期限分类。按载体形式设置三类时，音像类可分为照片、录音带、录像带；
6、电子文件按载体形式-年限-保管期限分类。电子学可分为磁带和光盘；
7.实物档案一般采用载体形式——年度分类。实物档案可分为荣誉类、纪念品(礼品)类、印章类、可折叠类和不可折叠类。
8.图书资料按类别分类——年度分类。图书资料一般分为政治、法律法规、商业和其他。
三、档案号(全宗号、目录号、档案号(部分号)、页码)。
(1)全宗号的编制填写档案馆为归档单位编制的代码。比如邵东一中，县档案馆将全宗编号确定为“142”，标注为“0142”。全宗号未确定的，档案入馆前可暂不填号。企业可以填写表达单位的汉语拼音字母。
(2)目录号的编制。填写全宗内档案所属目录的编号。同一全宗内不允许有重复的档案目录号。参照《工业企业档案分类试行规则》编制分类方案的企业或单位，可填写类别特征代码。档案目录号要根据整个宗族的档案整理状况来设置。档案目录号可根据不同时间、不同组织结构、不同保管期限、不同主题或不同载体形式设置。每个文件目录包含的文件数一般为三位数。即当文件目录中的文件数小于1000时，一般没有单独的文件目录或文件目录号；当文件数量超过1000时，应单独建立文件目录，并单独编制文件目录号。在整个氏族中不应该有重复的文件目录号。目录号是由汉语拼音字母和阿拉伯数字组成的文件类别代码标识。不同级别的类别可以用分隔符“●”分隔。没有误解的情况下，省略分隔符。
1，一级类目的目录号用其类目中一两个代表汉字的大写拼音字母书写。即w代表文档文件；y代表业务档案(如果一个公司有很多业务档案，可以用Y1，Y2，Y3等标记。);j代表科技档案；k代表会计档案(报表K1，账簿K2，凭证K3)；x代表视听档案；d代表电子文件；SW代表文件对象。
2.阿拉伯数字“1”、“2”、“3”用来表示永久、长期(或30年)、短期(或10年)三种不同的储存期。
3、电话号码编译示例
业务文件y1的目录号代表永久类业务文件；Y2代表长期(或30年)业务文件；Y3代表短期(或10年)业务文件。
(三)文件(件)号和页码
1，文件号是目录中文件的序号，文件号用三个阿拉伯数字标识。目录中的文件按排列顺序进行编号，不得有空号。同一档案目录(或分类体系的最低类别)内不允许有重复的档案编号。每个文件目录中的所有文件都只能用序列号进行编号。如果一个目录中有两个以上(含两个)的文件序号，应重新编制文件序号或单独设置文件目录。按“卷”排序的文件档案、业务档案、科技档案应在同一保管期限内依次编写，然后以档案为单位依次编写件号(填写在序号栏内)和页码。会计档案中的财务报表、账簿、凭证及其他以“大流水”的形式书写，每个档案都写有页码。
2.编号是归档文件的顺序号，是反映归档文件在整个宗族中的地位和归档文件固定顺序的重要标志。分为“房间零件号和图书馆零件号”。房号是从分类方案最低一类的“1”开始写的归档文件的序号，每件写页码。本馆流水号是指归档文件移交本馆，重新鉴定、整理、排列后编制的流水号。声像、电子和实物档案应按类别从“1”开始编号。
3.页码是卷内文件材料填写的页码。页码由阿拉伯数字标识。卷内文件的页数按顺序编号，不得有空号。
四、档案的质量要求:
(一)组合(体积)要求；以问题为主，兼顾其他特点，做到文件材料联系紧密，分级适当，问题单一，类型分明，年份混杂，保管期限准确。
1，完整完整。归档的文件材料应完整，一个问题的组成部分不得遗漏，字迹材料应全部使用碳素墨水或蓝黑色墨水；收集工作应以单位为单位，注意收集业务部门形成的反映专业职能和活动的文件材料；重大活动素材收集；文电融合；手稿和印刷本一起收藏。如果稿件是直接在电脑上起草的打印稿，一般只需要领取稿纸和打印稿，其中除了领导签发外，还需要加盖公司公章以示有效。计算机打印稿上有重要变动或领导批示的，应与打印稿一并收集归档；有重要领导批示的办单公文应收集整理，随文归档；附件应与原件一起收集归档；对同一问题的请示和答复应当一并归档。
2.分类科学。整个宗族中的档案整理采用统一的分类方案，分类层次清晰，类目、项、目概念明确，并列类目之间界限分明，互不交叉、重叠。
3.保持文档的内部联系。
A.时间接触。要求区分年份，不同年份的单据不得混淆。文件具有多重时间特征的，应当以文件的签发日期(成文日期)作为确定文件所属年份的依据。计划、方案、总结、预决算、统计报表和规范性文件等。与不同年份的文件相关，文件的年份根据发出日期(成文日期)和电报发出日期确定。遇到一些特殊情况，按以下原则处理:
(1)跨年度请示和答复、函件和答复应放在答复年度；没有答复的，应当放在提出请求的年份；多份文件(如组织关系、工资关系、行政介绍信等。)作为一件可以标注起止时间；跨年度规划、计划和预算应放在文件内容所针对的第一年；跨年度总结、报告和决算应放在文件内容所针对的最后一年；跨年度会议文件应放在会议结束的当年；跨年度的非诉案件，应当放在结案当年；规范性文件应当放置在公布或者批准的年份。
(2)根据特殊年份(如教学年份)形成的文件，放入特殊年份。
(3)未注明签字日期的单据。文件的确切日期或大致日期应通过比较等手段加以核实，以便按年份合理分类。
(4)临时机构，存在时间不长(两年以内)，文件资料少。形成的文件可以在工作结束后的当年归档，不分年度；如果每年有大量文件，也可以分年份归档。
B.源联系人。要求区分级别，上级机关、下级机关、同级机关和本单位的文件要分别分组。对于上下级关系密切的文件，如本单位的请示和上级机关的答复，下级机关的请示和本单位的答复，应与本单位的文件放在一起形成一卷。
C.内容连接。要求保持卷内文件内容的统一和内容相近的文件之间的联系。党政工会和企业管理活动中形成的各种管理、业务、规范性文件和研究材料，一般按问题进行汇总。同一个问题的文件，一个会议，一个项目，一个案例，还有原件和附件，原件和草稿，请示和答复，转发的部分和转发的部分，放在一起形成一篇论文。电文和电报应合并成一册。当单个问题的文件数量较少时，可以将内容相似的其他问题的文件合并成一卷。不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、电影、计算机软盘等与内容有关的文件和档案，统一编目，分别存放，并在目录中注明。在对问题进行分类时，文件的归档应根据其主要内容定期进行，并保持连续性。某一内容的档案应放在去年的同一类别中，不能根据临时需要随便更改，以免给以后的查找和利用带来不便。
4.正确划分储存期。根据国家有关规定和归档单位制定的文件保管期限表，文件材料按不同的保管期限分开保管。
一、文件材料根据国家档案局2006年第8号令《机关文件材料归档范围及文件材料保管期限表》和归档单位制定的保管期限表的规定，文件材料按照永久和固定(30年，10年)两种不同的保管期限进行分离。
(1)永久保存的文件有以下八个重要方面:一是本机关制定的法律法规文件资料。这一条，从文学体裁的特殊性来理解，可以细化为法律、法规、规章和政策文件。二是机关召开重要会议和举办重大活动形成的主要文件材料。本机关召开的重要会议，主要是指本机关召开的党委、人大、CPPCC委员会、经济工作会议、纪检会议和年度工作会议、党组(党委)会议、行政办公会议、重要专项工作研讨会等会议的文件材料。根据组织的性质，对组织有重要影响的活动被计算在内。比如机构设置、合并、更名、人事任免、评先、组织规则、人员配备、印章启用和失效等文件材料。三是本机关在职能活动中形成的重要业务文件和资料。主要指本机关形成的年度或以上工作计划、总结、规范性文件、重要业务文件、重要专题调研材料、大事记、组织沿革、综合统计报告等文件材料。四是机关对重要问题的请示和上级机关的批复、指示、报告、总结、综合统计报表。五是本机关机构沿革、人事任免等文件材料。六是房屋买卖、土地征用、重要合同协议、资产登记等文件资料。七是上级机关发布的属于本机关业务主管的重要文件和资料，主要指法律、法规、规章、业务标准、中长期发展规划等。八是同级机关和下级机关关于重要业务问题的函件、请示，以及本机关的批复、答复等文件材料。把握政府文件材料的重要性和一般性，是否永久保存，要从政府职能和活动的规模、归档水平、影响、制作的文件材料是否具有政策性等多方面因素考虑。
(二)定期保管的文件、档案主要包括:一是本机关职能活动中形成的一般性业务文件、资料；主要是指本机关各部门在履行职能活动中形成的一般规定、办法、意见等文件材料。二是本机关召开会议、开展活动形成的一般性文件材料，三是本机关形成的事务管理、制度、安全等方面的一般性文件材料。四是本机关人事管理工作形成的一般性文件；包括工作计划、总结、专题调研材料等。第五，机关对一般性问题的请示和上级的答复、指示。一个系统工程是分阶段进行的，所以每个阶段形成的文件材料只能算是一般的业务。至于一般性的工作报告、总结、统计表，是指机关各部门自己形成的文件材料，只反映一个部门或一个方面的职能活动。第六，上级机关下发的关于本机关分管的业务，但需要执行的一般性文件和资料(包括一般性会议文件和资料)，几乎大部分机关都有。虽然是笼统的，但不是事情，而是需要落实的。第七，上级机关和本级机关下发的不属于业务主管但需要执行的文件和资料。本文中提到的上级或同级，不一定是机关的主管业务，但需要参照执行，如调资、劳保、福利、差旅费报销、税务、职称、计划生育等文件资料。由财政、人事、劳动部门核发。八是同级和下级机关关于一般性业务问题的函件、请示，以及本机关的批复、答复等文件材料。九是下级机关报送的年度或以上计划(含长远计划)、总结、统计、重要专题报告等文件。上面定期保存的九篇文章中有七篇使用了“一般”一词。把握文献资料的“一般性”，要看文献资料涉及的问题是否具有常规性和技术性。
(3)根据我公司的保管期限表，对当年归档的文件进行分类时应注意以下几点:一、原则上不能将多个保管期限的文件混放。第二，保存期限应该由一个问题或一组文件的重要性来定义，而不是孤立地由单个文件的重要性来定义。比如县教育工作会议的材料除了30年的先进事迹是永久的，我们也可以把这个先进事迹永久化。我县统一规定重大活动、重大工作职能集中成套会议材料，全部指定为永久。三、上级业务主管部门的文件是永久的、严格的(政策、法规、政策性文件)，有些重要文件可以定为30年，有些则是10年。四是同级内设部门要挂县机构牌子，时限加大。第五，同级通报会持续30年。
B.会计档案。
(1)会计凭证:保存15年。
(2)会计账簿:现金日记账、银行日记账保存25年，总账、明细账保存65，438+05年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保存5年。
(3)会计报表:期末报表永久保存(含文字分析)，月度会计报表保存15年。
(4)其他类:会计转账清单保存15年，会计档案保管销毁清单永久保存，银行余额调节表、银行对账单保存5年。
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C.科技档案。基建和科研:永久，设备档案:长期。
E.视听、电子和实物文件:永久。
F.业务档案的保管期限按上级业务部门的要求确定或县档案按其业务档案的现有价值确定。
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