一种高效管理和控制会议时间的方法
高效管理和控制会议时间的方法1做一个22分钟的会议——谁规定会议时间应该是半小时还是1小时？这个会议时间有数据支持吗？当然不是。留给大家30分钟或者60分钟来阐述和辩论自己的观点，显然是不够的。平均每个人理清思路需要1个小时。其实不是所有的会议都能控制在22分钟以内，但是很多会议是可以控制的。我们可以尽量把会议时间控制得越短越好。
1.有一个基于目标的议程——有明确目标的议程会让会议更锦上添花，更有针对性。可以考虑将议程的内容写在白板上，同时加粗相应的重点，从而不断提醒大家本次会议需要达到什么目标。
2.提前三天发送会议邀请——虽然这对会议组织者来说可能是一种负担，但可以尽可能少地为团队成员降低成本。不要让会议变成大家先熟悉文件，这是对准备开会的人的惩罚。(注:个人任务提前24小时也足够)
3.准时开始——有多少会议准时开始？答案是几乎没有。在某些情况下，可能是因为Outlook等程序没有设置多个会议间隔的功能。为了还清每天的会议时间债务，把时间控制在22分钟，可以给你足够的时间缓冲和休息。
4.站着开会——站着开会可以提醒每个人不要让会议变得复杂或导致另一个目标。表达自己的观点或需求，或者保持沉默。如果会上出现分歧，可以留待会后解决。
5.不要带笔记本电脑，只带主持人和会议记录员——如果你能保证会议在22分钟内完成，那么你就不需要带任何无关紧要的东西，你需要做的就是专心听讲。会议只需要一个人主持，一个人做笔记。
6.没有电话，以及其他原因——同上。
7.注意会议重点！阻止话题扩散——如果你有议程，会议主持人应该让所有与会者遵守。如果议程没问题，确保会议上的讨论离主题太远。
8.尽快发送会议纪要——如果会议时间限制在22分钟，有必要在第二次会议前尽快发送会议内容和决议。
高效管理和控制会议时间的方法第二部分:见风见式。我们常说，改进会风，务求实效。我们说的实效，指的是实效和实效。如何高效组织会议，有效控制时间，顺利完成工作？我们可以结合“1+3”模式进行讨论，寻找答案。
所谓“1”就是树立一个理念。
要树立务实、充实、落实的办会理念，坚决破除形式主义、官僚主义，提高会议效率，提高工作质量，转变会风，转变工作作风，培育新风。
坚持问题导向开会。开短会，讲短话，力戒空话套话，把精力放在解决问题上，把时间花在落实上，针对问题，追着问题，事半功倍地多开会。
用创新的想法举行会议。充分运用新理念、新方法、新技术控制会议时间，突破僵化模式，改进会议形式，让长会变短，短会变实。
坚持精简和节约会议。严格控制会议规模和时间，减少人力、物力、财力投入，实现会议效益最大化。
坚持建章立制。会前建章立制，按照中央八项规定精神和有关要求，补齐空白、补齐短板、疏通要点，加强制度建设，完善机制保障，注重规范与效率的平衡，用好制度管委会，让规则掌控时间。
所谓“3”就是把握三个步骤。
会前做足功课，会中提醒会后总结，从环节入手，沉淀细节，打出“组合拳”，打一场“主动战”，找到高效开会的切入点和突破口。
在会议之前做你的家庭作业
提前计划。会前熟悉会议情况，紧扣会议主题，重点关注议程、议题设置、讨论环节等。，优化会议流程，科学安排时间，拿出可操作、可实施、高效的会议方案，掌握主动权高效召开会议。
演绎第一。会前静下心来，在脑子里推导出每个环节的长度。带着问题意识去推导，带着实战精神去解决，对可能耽误的环节提前有对策；对于可能加班的，提前去对接；对于可能会延迟的事项，提前优化。
比如一些有人上台发言的会议，可以在靠近讲台入口的地方预留机动座位。第一个人上台发言，最后一个人在这里等，这样可以快速连接，节省时间。多做实战推演，而不是“纸上谈兵”。
先热身。充分提前热身是非常重要的。要注意会前沟通协调，讨论复杂问题，提前召开通气会；在重大问题上意见一致，事先征求各方面意见；召开总会时，如果没有保密要求，提前分发材料，提前了解议题，让参会人员提前热身准备，提前进入状态，熟悉情况，有针对性地发言，节省会上临时阅读和思考的时间。
在会议期间做好提醒
会议中既有程序性因素，也有随机的不确定性。会议时间的有效控制需要有效的现场指导和时间管理，重点是“会中六提醒”。
一、开门见山郑重提醒你，开场白要简洁，明确会议时长和发言时限，尊重和遵守会议规则。
二是停止题外话策略提醒，引导大家围绕中心话题充分讨论，各抒己见。出现题外话时，策略性地停下来，把演讲内容控制在当前话题上，把重点放在实质性问题的讨论上。
第三，要控制节奏合理提醒人，把握好每个话题讨论时间的主动权，对于冗长的发言，没完没了的东拉西扯，阐述得过于细致或拖拖拉拉没有好话说的，要及时引导发言人明确自己的观点，用最简单的话把最关键的事情说清楚，合理控制会议节奏，不要因为环节的进度而影响整个过程。
第四，对于加班的巧妙提醒，需要加强对发言时限的约定。称职的主持人不是加班加点的“好人”，而是守时的“一家之主”。提醒的方式有很多，递个纸条，给个眼神，指指手表，看看挂钟，或者直接重申时限。在这方面，设置语音提醒也是一个不错的方法。提前录制两个语音提醒，现场计时，到时播放，比如“你的发言时间是一分钟”“你的发言时间到了”，公平发言，在公平时限内。
五是化解分歧，客观上提醒人们会上有一场与话题无关的长篇大论。这不仅是与对方观点的比较，更是与见面时间的较量。无聊的辩论要打断，有用的辩论要引导，宝贵的会议时间不要和冗长的辩论过程赛跑。
第六，现场判断和即兴提醒，一些小规模的调研会议，可以围绕现场主题，即兴提醒，不需要照着稿子念，* * *配合轻松答题，主题集中，气氛轻松，时间轻松。
会后做个总结
总结不小，值得关注。通过在总结中加入“有效的时间控制”，可以梳理出很多与时间控制和效率提升相关的会议要素，比如会后时间、比较话题时间、发言时间、换地方时间、拍照时间、视频时间、材料时间、主持时间等等，并梳理完善时间控制措施。以“材料时间”为例，可以概括为:(1)在这次会议上，材料性状的数值控制是如何通过精简压缩上报的；口头汇报材料转化为书面提交材料后的省时情况如何？报表模式优化为PPT形式后花费的时间是多少？等一下。要做到动态完善，常态积累，在研究状态下工作，在总结规律中提高，一会儿提高效率。
也许，此时此刻，你遇到另一个会议，或承办，或主持，或参与其中。如果有必要，你不妨采取行动减少会议时间。这是一件很有意义的事情。