公司员工如何提高工作效率？
低效率存在于每个办公室:传真机不能正常工作，文件凌乱或丢失，办公室里的人根本无法高效工作——这并不奇怪。令人惊讶的是，许多公司只是被动地适应这些问题，而不是改善它们。检查你的办公室，看看是否有8个导致效率低下的常见问题，然后加以改进。
1，技术设备陈旧
过时的电脑、打印机、软件和其他技术设备会降低工作效率。例如，使用低性能个人计算机的平面设计师每次打开或保存图像都要等待20-30秒；使用低速拨号上网的员工也面临同样的问题。网页可能打不开，甚至自己的电脑也可能死机。
如何判断技术装备是否过时？一般规律是，如果你的电脑不能运行一套关键软件的最新版本，就需要升级。你在新设备上的投资将很快在提高工作效率上收回。
2.工作空间安排不合理
花几天时间观察公司的工作方式，找出工作区安排不合理导致的低效率。比如因为桌面不够大，每次想打开文件都要去另一个房间；因为电脑离手机太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议纪要。
要解决这些问题，你通常只需要重新布置工作空间，这可能就像把桌面上杂乱的书搬走或者多拉一根电话线一样简单。
3、低效的文档管理系统
档案管理的无序会导致信息查找困难，从而造成大量的人力和时间浪费。要解决这个问题，就要保证你和你的员工有必要的条件进行文件归档。看有没有必要加文件柜，让所有员工都可以方便的对文件进行分类，方便查找。最后，不常用的文件可以移到存储室，使员工更容易找到常用的文件。
4.不受管制的信息流
由于电子邮件和移动电话等通信技术的广泛使用，工作环境充满了新闻、市场信息、垃圾邮件和个人接触。这些外部因素会分散员工的注意力，降低工作效率。
减少工作中分散注意力的信息。退订不看的邮件杂志，使用邮件过滤工具将个人邮件和工作邮件分开。在办公室关掉手机。只告诉相关人员电子邮件地址或手机号码。
5.组织不善的会议
召开不必要的、没有重点的会议，会降低工作效率，挫伤员工士气。经常会发生员工聚集在一起开会讨论某个话题，结果会议开得太长，无法做出决定，或者偏离了会上要解决的问题。
看看这个问题能不能在会前通过电话或者其他方式解决。如果会议真的有必要，限制时间，利用议程来保持会议的主题。指定会议主持人，其职责是在有偏离的迹象时采取行动，使会议回到正轨。
6.低于标准的研究资源
依赖不靠谱或者过时的杂志、网站、白皮书或者其他资源，会让你付出更多的工作。
只订阅员工真正会阅读的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说，不订阅没人看的报纸杂志，给员工提供高质量的网上信息。此外，寻找从印刷信息到可搜索数据库的转换。例如，如果你的公司需要依靠姓名和地址簿来开展工作，看看你能否找到一个光盘版本——这将非常方便快捷地进行搜索。
7.干扰
很多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话，电话的铃声，键盘的敲击声，开关门的声音都会降低整个办公室的效率。
注意工作场所的噪音污染并采取措施。调低电话铃声，关掉扬声器，提醒大声说话的人降低声音。使用屏风、植物等。在开放的办公室里创造一个私人空间以减少视觉干扰。
8.混乱
很多成功高管的桌面都有一个非常突出的特点——不杂乱，非常整洁。混乱会造成干扰，降低工作效率。环顾你的办公室，看看混乱在哪里。它可能是一根随机的电话线，走廊上的一个盒子，或者桌子上的一个坏掉的设备。把你不需要的东西移到看不见的地方，扔掉你不再用的东西。
快速管理办公室混乱的两、五种方法
书堆得像金字塔一样高，不用的文件夹和办公用品到处都是，电脑电缆经常绊倒人...
如果你公司的办公室是这样的，那么你就要提高办公室的管理了。采取以下五个步骤来创造一个高效的办公环境。
1.把不常用的东西搬到其他地方
随便看看，你会发现办公室里很少用到的东西数量惊人。过期的文件，不用的文具，从不开灯的灯…等等。只把最常用的东西放在触手可及的地方，把那些每天不用的东西搬到看不见的地方。
2.清理并保存过期文件。
不行，你得把办公室所有的文件柜都塞满。给文件柜“瘦身”——清理和存放过期文件。如果你在过去的12个月内没有找过某个文件，那么它就列在这里。这项工作不需要太多时间，但它可以一举两得:既节省时间又腾出空间。
3.注意你的电脑显示器
当电脑显示器占据你的桌面时，很难释放更多的空间。一种选择是使用展示架，下面可以放文件和其他东西；另一种选择是使用LCD显示器，它只占CRT显示器三分之一的空间。
4.充分利用办公空间
如果办公空间小，想办公就要充分利用每一寸空间。可以把架子放在墙上，书桌可以用来放文件或者电脑主机。如果想在办公桌上摆放传真机、复印机、打印机等多种办公设备，可以考虑购买多功能机。
5.扔掉旧的阅读材料。
你可能会保留许多不再需要的过期出版物，所以请在清理办公室杂物时扔掉它们。如果你担心丢失重要的文章，在扔掉之前浏览一下目录，剪下你真正需要的文章。不要用太多的空间存放出版物，这样会缩短你的阅读和清洁周期。
第三，利用科学技术改进工作流程
从自动化表单处理到即时消息，当今的技术可以帮助员工更快、更智能地工作。
以下五种方法可以让公司运转得更顺畅:
1，管理功能自动化
许多公司将原本由人工完成的管理功能，如员工考勤、支出表格管理等，交给了计算机网络。这项措施可以减少员工收集、处理和发布信息的时间，这样员工就可以把时间花在更重要的公司事务上。此外，信息流的自动化也可以减少人工操作带来的不可避免的错误。
2.提高公司内部的信息享受。
计算机网络可以用来向员工发布新闻和信息，比传统的印刷通知和会议更快更经济。这样公司可以快速应对市场变化，员工也可以快速适应公司的政策和节约成本的措施。公司还可以创建电子数据文件，以减轻归档和存储文档的负担。
3.* * *享受信息资源
通过公司内网或互联网共享进度、合同经理、信息数据库，可以让员工更快更高效的获取信息。比如使用在线排班，项目经理可以快速看到团队每个成员的日程安排，找到合适的会议时间，然后使用在线排班程序将会议通知发送给每个参与者。过去，他必须与每个成员协商，并在找到合适的时间后逐一通知他们。
通过共享合同管理器和客户数据库，公司可以为客户提供更高标准的服务。公司的任何一个员工都可以知道客户的基本情况，订单历史，联系方式，这样就可以第一时间满足客户的需求。
4.快速廉价的通信
即时通讯工具使员工可以通过互联网进行实时沟通，不受地域限制，也不会带来高昂的成本。以前不同部门之间合作，需要留出专门的时间，打长途电话或者开电话会议。
5.实时在线协作
海外工作人员也可以来在线会议室编辑文档或进行演示。例如，使用微软公司bCentral提供的“SharePoint Team Services”，员工可以在一个安全的网络会议室中讨论和修改相同的文档，他们还可以建立文件存档并举行研讨会。这样做不仅可以提高工作效率，还可以减少文件不同打印版本带来的混乱。
10四种良好的工作习惯
一天的工作什么时候结束？对于很多小公司来说，答案是“永无止境”。
甚至很多管理者手头都有很多事情要做。为了在工作和个人生活之间保持健康的平衡，员工应该学会在工作中保持高效，这样他们才能在合理的时间离开办公桌。如果你做不到这一点，你就会精力不佳，创造力低下，最终危害健康。
用下面的10方法，你可以认清每天必须完成的工作，找到完成任务的策略。
1，每天从计划开始
在查看邮件或语音邮件之前，每个工作日的前15分钟用来写下任务清单。写完清单后，你会清楚地知道哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是未来几天要完成的，哪些是长期目标。这样你就能准确的找到需要先处理的问题，避免被不重要的事情分心。这样，即使你决定在合适的时间停止工作，工作的进度也在你的掌控之中，不会受到影响。
2.分配任务
写完任务单，认真考虑哪些任务可以分配给团队其他成员。每天早点找出这些任务，可以让团队成员尽快开始工作，从而加快任务的完成。同事和你一样，也想对日常事务早做安排。如果你在一天的最后几个小时给同事分配任务，同事会不高兴，因为你可能会打乱他们的计划。
3.控制干扰
不要让意外的邮件、电话和会议打乱你的工作计划，让你不得不加班。为了控制干扰，你可以这样做:每隔几个小时而不是每隔10分钟检查一次邮件；将来电转为语音邮件，只接听那些真正紧急的电话；要求在你方便的时候安排会议。
4.早工作早离开
工作到很晚可能会导致恶性循环——工作到很晚通常会让你晚起，然后让你工作到很晚，等等。强迫自己一周之内早点开始工作早点离开。开始这样做很难，但是你很快就会发现，早点开始工作可以让你每天有时间做计划，从而提高工作效率。
5.上班时间不要做私事。
一些员工在工作时间放纵自己，被个人事务分心。工作中完全忽略个人事务是不现实的，所以要统筹安排处理账单、写感谢卡等影响工作效率的事情。这些小事会影响你的工作。如果把大量时间花在与工作无关的事情上，晚上加班是必然的。
6.电话只在上班前一小时响起。
正常工作一天后，把来电转到你的语音邮件系统。这样做既能保证你在正常工作时能专心处理紧急事务，又能让你不用工作到很晚。
7、依赖和信任电子邮件
很多日常交流都可以通过邮件来完成，不用打电话。使用电子邮件可以帮助你避免打电话。当然，有些公司必须直接与人对话才能有效运营。然而，大多数员工可以通过电子邮件处理更多的沟通事务。
8.检查你的技术设备。
“磨刀不误砍柴工”，升级电脑和办公设备可以让你更有效地工作，让你按时回家。例如，一台强大的计算机可以让你更快地搜索网页或同时运行多个应用程序。
9、自动化手段的使用
充分利用办公自动化设备和应用来完成工作任务，这样会减少人工操作，给你更多的时间。
10，今天能做的，今天能做的。
很多员工因为白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会降低你的工作效率，直到危害健康。所以，员工要尽量提高工作效率，做到“今天能做什么，今天就能做什么”。