如何提高基层档案管理水平

烟草在线专稿烟草档案是烟草行业改革发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是全行业的基础工作，做好新时期的档案工作对烟草的可持续发展具有十分重要的作用。笔者从一个基层档案管理人员的角度，从提高人员素质和服务意识以及档案工作的信息化、标准化和规范化等方面，探讨了如何提升烟草档案管理水平。档案是国家机关、社会团体和个人在政治、军事、经济、文化、宗教活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、录像等不同形式的历史记录。烟草档案是烟草行业改革和发展的真实记录，是行业的宝贵财富。档案工作是全行业的基础工作，做好新时期的档案工作对烟草的可持续发展具有十分重要的作用。档案与管理相辅相成。档案提高了企业管理的内在质量，是企业基础管理的重要组成部分。档案管理水平是衡量企业管理水平的重要标志。但就笔者所在的县局档案管理现状而言，仍存在诸多问题:一是人员配备不合理。按照现行的档案管理办法，每个县局都应该配备一名专职档案管理员，但据我所知，有几个县局都是办公室文秘兼职档案管理。办公室秘书本身事情多，无法在档案管理上投入更多的精力，导致部门的立卷归档不到位。而且县局兼职档案员大多不亲自整理每年形成的档案材料，而是邀请其他单位的档案员集中整理，这无疑会给档案的保密和查找带来麻烦，秘书岗位的高流动性也不利于档案管理的可持续发展。二是管理人员的知识结构不合理。县局档案员一般都是半路出家，档案管理专业背景少，专业化程度不高。然而，当前的档案管理不仅要求管理人员了解一些现代信息知识和计算机应用技术，还要求管理人员熟悉档案管理的专业知识。但目前基层县局档案管理人员学历与专业严重不匹配，导致档案整理管理不规范，尤其是档案目录索引不全，无法在必要时快速找到相关档案，服务好烟草企业。第三，现代管理方法没有普及。县局档案室虽然在硬件上配备了电子灭菌器、温湿度监测仪、除湿机等现代化档案管理用品，但在档案的收集、整理、编目、检索等环节采用手工操作，与现代档案管理理念严重脱节。而且档案室很少使用计算机和档案管理系统，导致查找速度慢、使用频率低、统计困难，不利于收集、利用和开发。四是档案收集不全，服务意识不强。目前县局档案馆只重视文字档案的收集，而忽视了电子、声像、实物档案的收集，影响了烟草档案的系统性和完整性，不符合现代档案管理理念。而且县局在烟草档案管理中，重保管轻利用，忽视档案的作用，不愿意或不习惯通过档案为烟草管理提供服务，以提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息资源闲置。在信息时代，实现档案信息的合理配置、开发和利用，最大限度地享受信息资源已成为一种趋势。也对烟草档案管理提出了更高的要求。上述问题的存在严重制约了烟草档案管理水平的提高。笔者试从以下几个方面进行探讨:一是加强培训，提高档案管理人员的专业素质。县局要组织档案工作人员进行专业培训，对档案工作人员进行档案管理有关规定、文件的收集、整理和保管、会计、专卖、基建、声像、实物档案以及电子文件的归档整理和档案信息资源的开发利用等方面的针对性培训。通过培训，使他们充分认识到档案在工作中的重要性，增强企业档案管理人员的责任感，进一步提高服务意识、安全意识和创新意识，为规范企业档案管理、提高业务素质和能力打下坚实基础。二是加强档案基础工作，实现档案管理的规范化和标准化。第一，做好文档处理。文档是文件的来源，文件是文档的归宿，在文档工作流中，两者密切相关。因此，秘书人员应增强系统思维意识，确立公文处理和档案工作规范化的指导思想，在实际工作中做好实现档案工作规范化、标准化的工作。二是要准确把握归档文件的时效性。只有当当前文档阶段的任务完成后，才能归档或存档。否则会造成档案管理的无序和混乱。三是明确立案重点，对立案进行合理划分。确立立卷要点，在实际工作中要注意区分文件材料，特别是区分内容、形式、功能有许多相似之处的文件材料，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复和信息冗余，提高档案利用的效率和效果。第四，要注意有效维护档案的完整性。在归档工作中，要抓住重点，分清主次，把好档案入口关，不让不该归档的档案混进去，同时要注意防止该归档的档案丢失。特别是在立卷时，要把相似的、内部有联系的文件材料组在一卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全过程和脉络，使立卷后形成的档案完整而不复杂。三是加快档案工作的信息化进程。首先，借助计算机和档案管理软件，对现有的档案进行整理、记录和入库，逐步实现对档案文件和目录的机器检查。同时，对那些内容重要、易损坏、使用频率高、珍贵重要的档案，要积极推进数字化进程，转换成电子文件，并做好备份，实现永久保存，提高档案利用率。其次是电子文件归档和电子文件管理。档案管理不再局限于纸质文件。电子文件应按索引存放在计算机硬盘上，备份在光盘上，以加快电子文件的管理，加强对电子文件积累、鉴定、著录和归档的监督和指导，确保归档电子文件的完整、有效和真实。从而实现档案信息资源的共享，提高档案利用的服务水平。四是强化服务，最大限度发挥档案作用。首先，档案员要及时准确地把握用户需求，从“等论文调”的被动服务转变为主动为所有人服务，档案员要对室内存放的档案充分熟悉。熟悉室内存放的档案，是指熟悉档案室保管的档案的内容、组成、数量和存放地点，各类档案的具体排列和有机联系，以及各类档案的利用价值。只有这样，档案工作者才能有针对性地、灵活地提供准确、系统、完整的档案，满足用户的需求。其次，档案工作者要灵活拓宽服务范围，积极参与各种重大活动，在提供准确及时的档案利用的同时，积极收集重要的文件材料，使一些重要的档案材料得到及时归档，使宝贵的史料在构建和谐烟草行业中充分发挥其重要作用，为烟草行业的持续健康发展提供更优质高效的服务。